Kearsipan

Pengertian Kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

• Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Sebagai alat penyimpanan warkat

sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

• Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
• Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Filling sistem adalah suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.

  macam macam kearsipan

A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. 

Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap

• nama orang
• nama perusahaan / organisasi
• nama tempat
• nama benda
• subjek masalah

 Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.

Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. 

Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.

Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :

v  Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama

v  Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.

v  Menetapkan caption atau judul surat

v  Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan

v  Membuat petunjuk silang

v  Memberi kode surat

v  Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.

v  Menyusun menurut susunan abjad.

v  Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah

Ø  Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.

Ø  Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.

Ø  Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.

1.       Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.

2.       Perlengkapan menyimpan surat- Filling Cabinet- Guide- Folder- Kartu kendali

3.       Pemberian kode surat

4.       Penyimpanan surat, dengan cara- Membaca surat untuk mengetahui isi surat- Memberi kode surat- Mencatat surat dalam kartu kendali

5.       Menyimpan kartu kendali. 

C. Sistem Nomor
 

Di dalam sistem nomor ada 4 macam :

1.       Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini adalah Kartu kendali Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.

Cara penyimpanan surat

§  Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya

§  Memberi kode surat

§  Mencatat surat kedalam kartu kendali

§  Mencatat surat pada kartu indeks

§  Menyimpan surat

§  Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan

§  Menyimpan kartu kendali.

 Perlengkapan yang diperlukan adalah

o   Filling cabinet

o   Guide

o   Folder.

2.       Sistem nomor menurut Terminal Digit

 Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip

  Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas;

§  filling cabinet 10 laci,

§  guide (setiap laci 10 guide)

§  folder (setiap guide 10 folder)

§  Kartu kendali

Cara mengindeks nomor kode sebagai berikuta.

1.       Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guideb.

2.       Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folderc.

3.       Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder

Cara penyimpanan surat;  surat dengan nomor kode 55317,berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

3.       Sistem Nomor Middle DigitSistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit.

Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

4.       Sistem nomor Soundex (phonetic system)Sistem Soundex

sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

D. Sistem Geografis / Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini

ü  filling cabinet,

ü  guide,

ü  folder,

ü  kartu kendali.

Penyimpanan surat melalui prosedur.

a.       Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.

b.      Membaca surat

c.        Memberi kode surat

d.      Mencatat surat pada kartu kendali.

e.      Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing.

f.        Menyimpan surat.

g.       Menyimpan kartu kendali

h.      Penemuan kembali;.

E. Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)

Perlengkapan yang diperlukan;

·         filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”,

·         guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan,

·         folder, dan

·         kartu kendali.

- Pembagian sistem tanggal

1.       Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)

2.       Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)

3.       Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)-

 Susunan guide dan folder dalam filling cabinet

a. Laci menggambarkan tahun

b. Guide menggambarkan bulan

c. Folder menggambarkan tanggal

Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat

a)      Menetapkan kode surat sebelum disimpan

b)      Mencatat surat pada kartu kendali

c)        Menyimpan surat.